Στον κόσμο του σύγχρονου αθλητισμού, όπου η επιτυχία εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την αποτελεσματική οργάνωση και διαχείριση, η χρήση σύγχρονων τεχνολογιών αναδεικνύεται ως κρίσιμη παράμετρος για τη διατήρηση ενός αθλητικού συλλόγου σε υψηλό επίπεδο. Τόσο η οικονομική του λειτουργία όσο και η ανάπτυξη των αθλητών μπορεί, πλέον, να υποστηριχθεί από εύχρηστα ηλεκτρονικά μέσα. Μία πλατφόρμα διαχείρισης δίνει τη δυνατότητα εξορθολογισμού της επιχειρηματικής και χρηματοοικονομικής διοίκησης του συλλόγου όπως και την αποτελεσματική διαχείριση των μελών και την πιο άμεση επικοινωνία μαζί τους. 

Παρακάτω επιχειρούμε να σκιαγραφήσουμε βασικούς τρόπους που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε αποδοτικότερα τα έσοδα και τα έξοδα  τις ανάγκες του συλλόγου σας, σάς προτείνουμε νέες προσεγγίσεις επί των οικονομικών θεμάτων των καθημερινών λειτουργιών και δείχνουμε ότι μια  πλατφόρμα διαχείρισης οικονομικών μπορεί πραγματικά να σας λύσει τα χέρια. Διαβάστε προσεκτικά τα παρακάτω και ετοιμαστείτε να πάτε την αθλητική σας ακαδημία στο επόμενο επίπεδο.

Ποια είναι η πιο αποτελεσματική διαδικασία για τη διαχείριση οικονομικών;

Διαχωρίστε έσοδα και έξοδα σε κατηγορίες

Το πρώτο βήμα μιας επιτυχημένης οικονομικής διαχείρισης είναι η κατηγοριοποίηση εσόδων και εξόδων. Μόνο έτσι μπορείτε να αποκτήσετε μια γενική εποπτεία των οικονομικών του συλλόγου και, στη συνέχεια, να είστε σε θέση να κάνετε εξειδικευμένες παρεμβάσεις. Κατά τον ίδιο τρόπο που ένας προπονητής δεν κοιτά απλώς το τελικό σκορ, αλλά συμβουλεύεται τις ειδικές στατιστικές κατηγορίες ώστε να κατανοήσει καλύτερα τι πήγε σωστά και τι λάθος κατά τη διάρκεια του αγώνα, έτσι και η διοίκηση της ομάδας καλείται να διαφοροποιήσει τις οικονομικές ροές ώστε να αντιληφθεί τα χαρακτηριστικά της εκάστοτε κατηγορίας και, τελικά, να διαμορφώσει μια αποδοτική οικονομική στρατηγική.

Ποιες μπορεί να είναι αυτές οι κατηγορίες; Ενδεικτικά αναφέρουμε τις εξής:

Α) Κατηγορίες εξόδων

•  Αμοιβές προπονητών
• Αμοιβές παικτών
• Εξοπλισμός (μπάλες, κώνοι κ.λπ.)
• Συντήρηση εγκαταστάσεων (μπασκέτες ή τέρματα, παρκέ ή χορτάρι, κερκίδων κ.λπ.)
• Αναλώσιμα γραφείου
• Ιατροφαρμακευτική περίθαλψη
• Έξοδα μετακίνησης

Β) Κατηγορίες εσόδων

• Συνδρομές μελών
• Χορηγίες
• Κρατικές επιχορηγήσεις
• Οικονομικές ενισχύσεις/δωρεές
• Έσοδα από εμπορική δραστηριότητα ή παροχή αθλητικών υπηρεσιών

Διαχείριση εξόδων: το θεμέλιο της οικονομικής επιτυχίας

Με βάση τον παραπάνω οδηγό, τον οποίο φυσικά μπορείτε να επεκτείνετε ώστε να προσαρμοστεί απόλυτα στις ανάγκες σας, θα μπορείτε πλέον να καταγράφετε και να παρακολουθείτε με ακρίβεια την κατανομή του προϋπολογισμού. Αυτή η κίνηση αποτελεί την προϋπόθεση για οποιαδήποτε διαφοροποίηση ή περικοπή. Με άλλα λόγια, θα πρέπει πρώτα να έχετε αποκτήσει πλήρη γνώση των διάφορων εξόδων έτσι ώστε να είστε σε θέση να λάβετε ενημερωμένες αποφάσεις γύρω από τα ποικίλα οικονομικά ζητήματα που προκύπτουν και τις επιλογές που σας ανοίγονται.

Κομβικό κομμάτι είναι ο διαχωρισμός μεταξύ λειτουργικών δαπανών και δαπανών κεφαλαίου. Σας προτείνουμε να ομαδοποιήσετε τις διάφορες κατηγορίες εξόδων σε αυτές τις δύο γενικότερες κατηγορίες για πιο στοχευμένες αποφάσεις και αποδοτικότερη υλοποίηση. Έτσι, από τη μία θα έχετε τις κατηγορίες καθημερινών δαπανών, ενώ, στην άλλη θα βρίσκονται οι μακροπρόθεσμες επενδύσεις (π.χ. βελτίωση του γηπέδου). Για παράδειγμα, αν στόχος σας για τα επόμενα 5 χρόνια είναι η εμπορική και αθλητική αναβάθμιση του συλλόγου, τότε καλείστε να επενδύσετε σε δαπάνες κεφαλαίου ενώ, πιθανόν να χρειαστεί να περιορίσετε εκείνα τα έξοδα που σχετίζονται με την καθημερινή λειτουργία του (π.χ. αμοιβές, αναλώσιμα). Η διαχωρισμός που προτείνουμε συμβάλλει στην οικονομική σταθερότητα και ευημερία του συλλόγου καθώς και στη λήψη πιο σταθμισμένων αποφάσεων για το μέλλον.

Διαχείριση εσόδων: ο MVP της επιτυχίας

Η οικονομική ευρωστία μιας ακαδημίας δεν εξασφαλίζεται, όμως, μόνο από τον εξορθολογισμό και (ενδεχομένως) τον περιορισμό των εξόδων αλλά και από ανάπτυξη μιας ποικιλομορφίας στις πηγές εσόδων. Γι’ αυτό το λόγο είναι επιτακτικό να προχωρήσετε στην κατεύθυνση που περιγράψαμε παραπάνω ώστε χρόνο με το χρόνο να γίνεστε όλο και πιο ενημερωμένοι για το τι εισέρχεται στο σύλλογο και να μπορείτε να διορθώσετε τις όποιες αστοχίες. Αν, για παράδειγμα, στη διάρκεια κάποιων ετών παρατηρείτε την πτώση των εσόδων από χορηγίες, τότε λογικά θα πρέπει να επανεξετάσετε τη στρατηγική σας (δείτε εδώ για περισσότερα σχετικά με τη στρατηγική απόκτησης χορηγιών).

Παράλληλα, θα είστε σε θέση να αντιληφθείτε ποιες πηγές εσόδων σας δίνουν μεγαλύτερη αξία. Αν σκοπός σας είναι η αναβάθμιση του γηπέδου, θα πρέπει να κάνετε έκκληση στα μέλη σας για δωρεές ή να διοργανώσετε ένα αθλητικό καμπ καλώντας μέσα από μια στοχευμένη διαφημιστική καμπάνια όλη την τοπική κοινωνία να συμμετάσχει. Έχοντας στη διάθεσή σας μια πλατφόρμα διαχείρισης, τέτοια διλήμματα λύνονται απλώς και μόνο κοιτάζοντας τους αριθμούς. Τα event τύπου καμπ (για το πώς μπορείτε να αντλήσετε εμπορική αξία από τη διοργάνωσης ενός καμπ δείτε εδώ)  δεν προσελκύουν μόνο την προσοχή των τοπικών μέσων ενημέρωσης, αλλά φέρνουν σε επαφή δυνητικά μέλη με τον ίδιο το σύλλογο και την ποιότητα των υπηρεσιών του. Αντιλαμβανόμαστε, επομένως, ότι μια τέτοια επένδυση δύναται να δημιουργήσει τόσο άμεσα όσο και μελλοντικά έσοδα.

Βέβαια, σκοπός σας δεν είναι απλώς να μεγιστοποιήσετε τα έσοδα που λαμβάνετε από τις σημερινές πηγές αλλά και να ανακαλύψετε νέες. Διευρύνοντας την παλέτα των πηγών εσόδων αποκτάτε ευελιξία και μειώνεται ο βαθμός εξάρτησης. Πλέον, ο μακροπρόθεσμος οικονομικός σχεδιασμός πατάει σε γερά θεμέλια.

Από τα παραπάνω, γίνεται εύκολα αντιληπτό ότι μια πλατφόρμα διαχείρισης ενός συλλόγου προσφέρει ένα πλήθος δυνατοτήτων για τη διευκόλυνση της διαδικασίας οικονομικής καταγραφής. Οργάνωση των εξόδων και των εσόδων κατ’ αυτόν τον τρόπο μέσω της πλατφόρμας καθιστά την παρακολούθηση των παραπάνω κατηγοριών πολύ πιο εύκολη και αποδοτική. Φανταστεί πόσο θα σας βοηθήσει μια πλατφόρμα όπου θα μπορείτε να ενημερώνεστε καθημερινά από το dashboard της εφαρμογής για τις πληρωμές των προπονητών και υπαλλήλων, τις εγγραφές σας, τις χορηγίες κ.λπ.

Διαχείριση μελών και βελτίωση της επικοινωνίας

Αν η διαχείριση των οικονομικών αποτελεί την αναγκαία συνθήκη για μια επιτυχημένη πορεία ενός αθλητικού συλλόγου τότε η επικοινωνία (σε όλες της τις διαστάσεις) είναι η ικανή συνθήκη για την πραγματική αναβάθμισή του. Παρ’ ότι η οικονομική βιωσιμότητα θα προσελκύει πάντοτε μεγαλύτερο κομμάτι της προσοχής, η αποτελεσματική διαχείριση των μελών και η αδιάκοπη βελτίωση των επικοινωνιακών δεξιοτήτων (των υπαλλήλων αλλά και του συλλόγου) μπορούν να καταστήσουν το σύλλογο και τα μέλη του δύο κοινότητες σε άμεση σύνδεση.

Συλλογή δεδομένων Αθλητή/Γονέα

Απαραίτητο χαρακτηριστικό μιας πλατφόρμας διαχείρισης αθλητικών συλλόγων είναι η συλλογή και η επεξεργασία των δεδομένων των αθλητών όπως και των γονέων. Τέτοιες πληροφορίες είναι, για παράδειγμα, η ηλικία, το ύψος, τα στοιχεία επικοινωνίας, το ιατρικό ιστορικό, το μέγεθος ρούχων καθώς και λοιπές πληροφορίες που σχετίζονται με την αθλητική τους απόδοση, όπως η ετήσια αξιολόγηση του προπονητή, τα στατιστικά του κ.λπ. Το να έχει ο σύλλογος τέτοια δεδομένα στη διάθεσή του τού επιτρέπει να παρακολουθεί την εξέλιξη των αθλητών, να παρεμβαίνει σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, να προσαρμόζει τις παροχές και την υποστήριξη των αθλητών και, σε τελική ανάλυση, να συμβάλλει στην ανάπτυξη των αθλητικών τους δεξιοτήτων. Δίχως την ύπαρξη μιας πλατφόρμας, τέτοιες πληροφορίες είναι αδύνατον να συγκεντρωθούν και να γίνουν αντικείμενο αξιοποίησης.

Επικοινωνία συλλόγου και προπονητών προς τους αθλητές και γονείς. 

Γονείς, αθλητές και σύλλογος βρίσκονται σε συνεχή επικοινωνία. Καιρός, λοιπόν, για αναβάθμιση! Η επικοινωνιακή αποστολή με την οποία έχει επωμιστεί η διοίκηση και οι υπάλληλοι του συλλόγου είναι από τις πιο σημαντικές τους αποστολές (βλ. εδώ για τα επικοινωνιακά καθήκοντα της γραμματείας). Μια πλατφόρμα διαχείρισης αθλητικών συλλόγων καθιστά, πλέον, τις παραδοσιακές μεθόδους περιττές. Τα τηλεφωνήματα ή τα δύσχρηστα viber groups αντικαθίστανται από αυτοματοποιημένα e-mail, SMS ή push notifications. Η αλλαγή της ώρας της προπόνησης παύει να είναι πονοκέφαλος για τη γραμματεία, δεδομένου ότι η πλατφόρμα εγκαθιδρύει ένα συνεχές διαδραστικό περιβάλλον επικοινωνίας. Από τη σκοπιά των προπονητών, δίνεται η δυνατότητα να ανεβαίνουν στην πλατφόρμα σχόλια αξιολόγησης της επίδοσης (ατομικά ή ομαδικά, που να αφορούν προπόνηση ή αγώνα) και ο αθλητής να τα βλέπει ανοίγοντας απλά το κινητό του. Με μια πλατφόρμα διαχείρισης, η λειτουργία της ακαδημίας αλλάζει επίπεδο.

Η πλατφόρμα διαχείρισης για τον σύλλογο

Πλέον είστε πλήρως εξοπλισμένοι για το ποια πρέπει να είναι η σωστή οικονομική και επικοινωνιακή προσέγγιση ενός αθλητικού συλλόγου. Τουλάχιστον θεωρητικά. Για να περάσετε στην πράξη, όμως, αυτό που χρειάζεστε είναι μια πλατφόρμα διαχείρισης. Όλες οι λειτουργίες που περιγράψαμε παραπάνω μπορούν να ενσωματωθούν στην πλατφόρμα, παρέχοντάς σας μια πολύ πιο βατή εμπειρία στη διαχείριση των οικονομικών του συλλόγου αλλά και στο επικοινωνιακό κομμάτι. Το myTeam είναι μία από τις επιλογές που έχετε στη διάθεσή σας και μπορείτε να κλείσετε μια παρουσίαση για να ενημερωθείτε σχετικά εδώ.