Αν αποδεχτούμε ότι η επιτυχία στον κόσμο του ερασιτεχνικού αθλητισμού δεν αξιολογείται μόνο από το πόσο γεμάτη είναι η τροπαιοθήκη των γραφείων του συλλόγου, αλλά και από την προαγωγή του αθλητικού πολιτισμού καθώς και από την ανάπτυξη της εμπορικής εικόνας της ακαδημίας, τότε θα είμαστε σε θέση να αντιληφθούμε την πραγματική αξία της γραμματείας ενός αθλητικού συλλόγου. Μολονότι οι υπάλληλοι των γραφείων δεν σκοράρουν πόντους ούτε παρεμβαίνουν στην πορεία ενός αγώνα, η ορθή εκτέλεση των καθηκόντων τους καθορίζει (μέχρι ενός βαθμού) την προοδευτική εξέλιξη της αθλητικής ακαδημίας. Είναι οι αφανείς ήρωες, εκείνοι οι οποίοι εξασφαλίζουν την εύρυθμη λειτουργία του συλλόγου και διαμορφώνουν μια αρμονική αθλητική εμπειρία για τους παίκτες και τους γονείς.
Ποια είναι, όμως, τα καθήκοντα που οφείλει να αναλάβει η γραμματεία ενός συλλόγου; Πρώτιστο καθήκον της είναι να φροντίζει για την ομαλή αθλητική εμπειρία τόσο των αθλητών όσο και των γονιών τους, γι’ αυτό οι άνθρωποί της θα πρέπει να διαθέτουν τις απαραίτητες επικοινωνιακές δεξιότητες. Βέβαια, δεν πρέπει να ξεχνάμε τις καθαρά γραφειοκρατικές εργασίες που έχει επωμιστεί, οι οποίες συνίστανται (κυρίως) στην παρακολούθηση των εγγραφών και των συνδρομών. Ωστόσο, εκείνο που δύναται να αναβαθμίσει την αθλητική σας ακαδημία είναι η αντίληψη ότι η γραμματεία μεταδίδει και σχηματίζει την εμπορική σας εικόνα. Ας τα δούμε αυτά αναλυτικότερα.
Τα 2+1 καθήκοντα της γραμματείας ενός αθλητικό συλλόγου
Α. Επικοινωνία με αθλητές και γονείς
Αναπολώντας την πρώτη επαφή που είχαμε ποτέ με έναν αθλητικό σύλλογο, σίγουρα μια εικόνα από έναν άνθρωπο της γραμματείας μάς έρχεται στο νου. Μπορείτε να αντιληφθείτε, επομένως, ότι όχι μόνο κατά την πρώτη γνωριμία γονιού και αθλητή με την ακαδημία, αλλά και πολύ περισσότερο σε όλη τη διάρκεια της αλληλεπίδρασής τους με το σύλλογο, οι ανάπτυξη των επικοινωνιακών δεξιοτήτων της γραμματείας είναι εκ των ουκ άνευ.
Για να είναι δυνατή η ομαλή αθλητική εμπειρία παικτών και γονέων απαιτείται η διαμόρφωση ενός κλίματος ανοιχτής επικοινωνίας ώστε ο σύλλογος ως ζωντανός οργανισμός, διαμέσου της γραμματείας, να μπορεί να λαμβάνει συνεχώς υπόψη του το feedback των μελών και να αντιμετωπίζει άμεση τα όποια προβλήματα ή δυσχέρειες προκύπτουν. Μόνο τότε ο αθλητής θα μπορεί απρόσκοπτα να επικεντρώνεται στην ‘εντός τεσσάρων γραμμών’ δραστηριότητά του.
Β. Λειτουργία του συλλόγου
Πρωτίστως, η γραμματεία θα πρέπει να έχει τον πλήρη έλεγχο των τεκταινόμενων (αθλητικών και διοικητικών) που λαμβάνουν χώρα εντός του συλλόγου. Για την υλοποίηση αυτού του αδιάκοπου καθήκοντος, διακρίνουμε 2 υπο-καθήκοντα.:
- Παρακολούθηση εγγραφών και συνδρομών: Εδώ οι υπάλληλοι του συλλόγου οφείλουν να καταγράφουν τα στοιχεία του κάθε μέλους (ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, τηλέφωνο, e-mail), τη θέση του στον οργανισμό (παίκτρια, προπονητής, γονιός κ.λπ.) και φυσικά την κατάσταση της συνδρομής του. Επίσης, στην ηλεκτρονική καρτέλα κάθε μέλους μπορείτε να προσθέσετε οποιαδήποτε άλλη ενδοσυλλογική δραστηριότητα που σας βοηθά να έχετε πιο πλήρη εικόνα του προφίλ του. Εφόσον έχει οριστεί ως στόχος η πιο προσωπική και εξατομικευμένη σχέση με το εκάστοτε μέλος, η διατήρηση αρχείων προς αυτή την κατεύθυνση ενδέχεται να αποδειχθεί ιδιαίτερα επωφελής στο μέλλον. Δεν πρέπει να ξεχνάτε, βεβαίως, ότι η διατήρηση αυτών των στοιχείων θα πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τους κανόνες GDPR. Δείτε στο τέλος για το πώς το myTeam μπορεί να σας διευκολύνει σχετικά.
- Αρχεία διαδικασιών & συναλλαγών: Ζωτικής σημασίας είναι ο ρόλος της γραμματείας και ως προς την καταγραφή των γενικότερων οικονομικών και διοικητικών διαδικασιών που λαμβάνουν χώρα στο σύλλογο. Πράγματι, η ορθή λειτουργία ενός αθλητικού σωματείου δεν μπορεί να διασφαλιστεί αν η γραμματεία δεν τηρεί ορισμένα βιβλία οικονομικών στοιχείων (πάγια έξοδα-έσοδα, χορηγίες, δωρεές κ.λπ.) σε άμεση συνεργασία με τη διοίκηση του συλλόγου ή τον συνεργαζόμενο λογιστή. Σε αυτά συμπεριλαμβάνονται και οι διάφορες εργασιακές υποχρεώσεις των συμβαλλόμενων μερών (δείτε εδώ για την ισχύουσα νομοθεσία όσον αφορά την ασφάλιση των προπονητών). Πέρα, όμως, από την οικονομική δραστηριότητα, η γραμματεία καλείται να καταγράφει τα πρακτικά των συνελεύσεων του διοικητικού συμβουλίου, έτσι ώστε να υπάρχει η δυνατότητα απολογιστική συνέλευσης στο τέλος του έτους, όπως και να σημειώνει την κατάσταση του αθλητικού εξοπλισμού και να προτείνει την αντικατάστασή του.
Γ. Υπερβαίνοντας τα καθιερωμένα: γραμματεία & brand image
Αν τα Μέρη Α και Β αποτελούν τα δύο κεντρικά καθήκοντα της γραμματείας, τότε η επιδίωξη της περαιτέρω ανάπτυξης της εμπορικής εικόνας είναι ο στόχος ο οποίος ενσωματώνεται τόσο στην επικοινωνία με αθλητές και γονείς όσο και στον έλεγχο της γενικότερης λειτουργίας του συλλόγου.
Παρ’ ότι το πρώτο πράγμα που μας έρχεται στο νου αναφορικά με τα καθήκοντα της γραμματείας είναι οι γραφειοκρατικές δουλειές που περιγράψαμε συνοπτικά, η γραμματεία συνεισφέρει τα μέγιστα και στη διαμόρφωση και διάδοση της εμπορικής εικόνας του συλλόγου. Όντας ο πρωταρχικός πρεσβευτής της ομάδας στον έξω κόσμο, η γραμματεία αποτελεί τη φωνή της. Είτε μέσω της διαχείρισης των social media είτε μέσω της έκδοσης ανακοινώσεων στην ιστοσελίδα του συλλόγου, είτε μέσω της συγγραφής δελτίων τύπου για τα τοπικά μέσα ενημέρωσης, οι υπάλληλοι της γραμματείας έχουν υπ’ ευθύνη τους τη δημιουργία μιας ελκυστικής εμπορικής εικόνας. Ακόμα και κατά τη διεξαγωγή διαφόρων εκδηλώσεων (όπως, για παράδειγμα, την οργάνωση ενός κάμπ μπάσκετ ή ενός πολιτιστικού δρώμενου) ο ρόλος της γραμματείας είναι ο συντονισμός με εστίαση στην αναβάθμιση της εμπορικής εικόνας του συλλόγου
Να είστε βέβαιοι ότι στο αέναο κυνήγι νέων χορηγιών, η επιτυχής εργασία της γραμματείας σε αυτόν τον τομέα αναμφίβολα θα αποδώσει καρπούς. (δείτε εδώ για όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την απόκτηση μιας αθλητικής χορηγίας)
Η γραμματεία ως ραχοκοκαλιά και η συμβολή του myTeam
Μπορεί η γραμματεία να μην είναι ο πρωταγωνιστής της αθλητικής δραστηριότητας, αλλά αποτελεί τη συγκολλητική ουσία η οποία συνέχει όλα τα μέρη του συλλόγου καθιστώντας δυνατό το σύνολο του αθλητικού οικοδομήματος. Η αναγνώριση του ρόλου της από πλευράς διοίκησης θέτει τις βάσεις για την αθλητική και, προφανώς, εμπορική επιτυχία. Επομένως, τόσο με βάση τα επικοινωνιακά της καθήκοντα όσο και σε σχέση με το διεκπεραιωτικό κομμάτι των γραφειοκρατικών της εργασιών, η γραμματεία πρέπει να στελεχωθεί με ικανά στελέχη υψηλών δεξιοτήτων.
Το myTeam, από τη μεριά του, έχοντας ως σκοπό την ψηφιοποίηση των αθλητικών συλλόγων βελτιώνει όλες τις καθημερινές διαδικασίες τους, όπως οι συνδρομές, οι παρουσίες, η επικοινωνία με αθλητές/γονείς και πολλά ακόμα. Απλοποιεί την καταγραφή όλων οικονομικών και διοικητικών διαδικασιών που λαμβάνουν χώρα στο σύλλογο απελευθερώνοντας πολύτιμο χρόνο από τους ανθρώπους της γραμματείας ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν στη διασφάλιση της ομαλής αθλητικής εμπειρίας των αθλητών και τον γονέων.
Κλείστε μια παρουσίαση για να δείτε όλες τις λειτουργίες της πλατφόρμας πατώντας εδώ.
